Требования к архивным помещениям по пожарной безопасности

Требования к архивным помещениям по пожарной безопасности

Пожарная безопасность в архивах: основные требования к помещениям и правила хранения документов

В системе пожарной безопасности архивы занимают особое место в силу больших объемов и ценности хранящейся в них информации.

В комплексе мер по предотвращению опасности возгораний в архивных помещениях учитываются особенности их назначения и высокий показатель пожарной нагрузки материалов.

Требования к помещениям

Особенности хранения архивных материалов требуют размещения их в специально приспособленных помещениях, которые предварительно обследуются представителями различных технических служб.

Пожарная безопасность помещений архива определяется:

1. пределом огнестойкости строительных конструкций;
2. наличием отопительной и вентиляционной систем;
3. прочностью дверей и замков;
4. наличием охранной сигнализации и средств пожаротушения;
5. герметичностью штепсельных розеток.

Архивные помещения отделяются от остальной части здания противопожарной стеной и оборудуются запасным выходом. Внутри них не допускается установка газо- и водопропроводов, выполняется скрытая электропроводка, а общий рубильник выносится наружу.

Требования пожарной безопасности к архивам организации содержат также запрет:

• на отделку стен агрессивными материалами;
• ремонтные работы без специального допуска и применения мер защиты;
• использование нагревательных элементов или открытых источников огня;
• содержание легковоспламеняющихся веществ.

Специальные правила

С учетом ценности хранящейся в них информации установлены Специальные правила пожарной безопасности государственных архивов.

В них прописаны еще более высокие требования к специализированным сооружениям:

1. обеспечение свободного проезда ко всем его запасным выходам и лестницам;
2. доступность подземных гидрантов пожарного водоснабжения в любое время;
3. техническая исправность всех установленных средств противопожарной защиты;
4. организация круглосуточного дежурства на пожарном посту, где находятся системы сигнализации и средства пожаротушения.

Кроме того, нормы пожарной безопасности архива требуют:

• чтобы все деревянные конструкции в здании имели пропитку огнезащитным составом, которая регулярно обновляется;
• обработанные элементы проверялись дважды в год;
• щели или проемы в перегородках, в местах прокладки коммуникаций были заделаны огнезащитными материалами.

Правила хранения документов в архивах

Пожарная безопасность в архиве обеспечивается комплексом мер, включающих:

1. их рациональное размещение;
2. поддержание оптимального светового режима;
3. контроль показателей уровня освещенности, температуры и влажности;
4. оборудование охранной сигнализацией.

Требования пожарной безопасности к архивам регламентируют правила установки стеллажей:

• они должны располагаться под прямым углом к тем стенам, где расположены оконные проемы, и не ближе, чем на 0,75 м;
• находиться на расстоянии минимум 0,5 м — от лампочек и 0,6 м — от пожарных извещателей;
• не касаться наружных стен и радиаторов отопления;
• между стеллажами допускается стандартный проход, равный 0,75 м;
• между рядами должен оставаться главный проход шириной 1,2 м;
• поперечные проходы – иметь ширину не меньше 0,8 м;
• стеллажи должны изготавливаться из металла;
• допускается временное использование деревянных конструкций при условии обработки их огнестойкими составами;
• разрешается установка вспомогательного оборудования в виде металлических шкафов или боксов с перегородками.

Согласно инструкции о мерах пожарной безопасности в архивах, на входе в помещение вывешивается табличка, на которой указаны фамилия ответственного за соблюдение пожарной безопасности сотрудника, а также номер телефона соответствующей службы.

Работники архива должны:

1. пройти противопожарный инструктаж;
2. уметь применять огнетушитель;
3. пользоваться пожарным краном;
4. разбираться в пожарных знаках;
5. знать о месте расположения установок для тушения возгораний.

Системы пожаротушения в архивах

Основная часть хранящихся в архиве материалов выполнена на бумажном или полимерном носителе. Поэтому пожарная безопасность в архиве особенно важна.

Для выбора средств пожаротушения руководствуются критериями:

• эффективности действия;
• безопасности для людей и архивных материалов;
• экологической безопасности;
• стоимости средства.

Все архивные помещения, независимо от их площади, должны быть оснащены автоматическими установками пожаротушения (АУП). Огнетушащее вещество (ОТВ), которое в них используется, должно обладать нейтральным действием по отношению к бумаге и полимерным пленкам, но эффективно справляться с тушением плотных бумажных пачек и пленок.

Эти требования делают неприменимыми:

1. водяные установки, вызывающие набухание бумаги, растворение краски, проникновение процессов разрушения далеко внутрь;
2. порошковые системы, которые, будучи химически активными веществами, вызывают разрушение материалов;
3. аэрозольные – могут стать источником дополнительного очага возгорания, так как на выходе дают высокую температуру.

Оптимальным выбором считаются установки газового пожаротушения. В них используются углекислый газ, аргон, азот, которые безвредны в течение первых минут. Поэтому газовые установки могут использоваться еще до начала эвакуации людей из помещения.

Их отличают и другие преимущества:

• они эффективно справляются даже с тлеющими очагами;
• не наносят вред хранящимся материалам;
• экологически безопасны;
• компактны и доступны по стоимости;
• просты в применении.

Действия сотрудников при пожаре

С сотрудниками архивных служб дважды в год должны проводиться учебные занятия по эвакуации в экстренной ситуации. При возникновении возгорания в здании они должны действовать согласно инструкции по пожарной безопасности в помещении архива, не поддаваясь панике.

После сигнала автоматических звуковых извещателей сотрудники должны выполнить определенный алгоритм действий:

1. отключить электроснабжение в помещениях;
2. сразу же начать эвакуацию.

Сотрудник, обнаруживший признаки возгорания, обязан:

• сразу же сообщить о нем в пожарную службу;
• позвонить сотрудникам охраны; до их прибытия приступить к тушению возгорания, используя имеющиеся средства;
• при сильном воспламенении следует срочно покинуть помещение, используя эвакуационные пути.

Определен и порядок действий должностного лица после прибытия на место пожара:

1. он организует немедленную эвакуацию людей, согласно утвержденному плану;
2. обеспечивает помощь для беспрепятственного подъезда пожарных установок к зданию;
3. руководит действиями по ликвидации пожара до приезда специализированной службы;
4. проводит проверку систем пожаротушения и дымоудаления;
5. организует меры по обеспечению эвакуации и сохранности ценных материалов;
6. проверяет соблюдение мер безопасности в отношении работников, оказывающих помощь в пожаротушении;
7. после прибытия специализированного подразделения должен оказывать помощь в выполнении указаний их руководителя.

Заключение

Несомненно, пожарная безопасность в архиве может быть обеспечена только комплексными мерами. Анализ факторов, повышающих вероятность возникновения пожаров, свидетельствует о недостаточной защищенности архивных помещений и необходимости дальнейших научно-экспериментальных разработок в этой области.

Видео: Пожарные учения в государственном архиве кинофотодокументов

Требования пожарной безопасности к архивным помещениям

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

• все электрооборудование отключается от источников питания;
• один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
• после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

• 1 м от насадков и наросителей;
• 0,5 м от лампочек;
• 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

• провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
• закрыть каждое окно;
• отключить освещение и все электрооборудование;
• покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

• оставлять без контроля работу электроприборов;
• перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
• выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
• курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении. При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей. Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения. Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении. Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

Противопожарный режим в архивах, библиотеках и серверных комнатах :ч.2

Соблюдение противопожарного режима в зданиях и сооружениях класса функциональной пожарной опасности Ф5.2 возможно только при бесперебойной работе всех автоматических систем безопасности, включая пожарную сигнализацию (АУПС), систему пожаротушения (АУПТ), оповещения и управления эвакуацией (СОУЭ), противодымную защиту и пр. Однако в нашем случае требования к установке и функционированию этих систем имеют свои особенности, связанные со спецификой защищаемых объектов — их функциональным назначением.

Как говорилось ранее, существует целый ряд отраслевых документов, касающихся обеспечения противопожарного режима в архивах и хранилищах, принадлежащих МВД, МЧС, ФНС и судебным органам. Так, в пункте 1.4 приказа Министерства культуры РФ № 3 от 12 января 2009 года «Об утверждении специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» говорится, что пожарная безопасность в архивах должна быть обеспечена системами предотвращения пожара и противопожарной защиты.

Требования к средствам обеспечения пожарной безопасности изложены в главе 9 упомянутого приказа. В соответствии с ней все автоматические установки пожаротушения, пожарной сигнализации, системы управления эвакуацией и оповещения людей о пожаре, а также системы противодымной вентиляции и внутреннего противопожарного водопровода должны непрерывно находиться в готовности и в полностью исправном состоянии.

1. Необходимость в автоматических установках пожарной сигнализации (АУПС) в архивах и хранилищах

Пожар, возникший в здании архива или другого хранилища информации способен в считанные минуты уничтожить все данные на любых носителях, но кроме того, — он несет угрозу здоровью и жизни находящихся в помещении людей. Поэтому необходимо иметь такие АУПС И АУПТ, применение которых не просто способно минимизировать ущерб от пожара или остановить само возгорание до прибытия пожарного расчета, но и сохранить здоровье сотрудников или посетителей.

Согласно Приложению «А» свода правил СП 5.13130.2009 автоматическими системами пожарной сигнализации оснащаются:

· помещения книгохранилищ и хранилища описей и служебных каталогов в архивах и библиотеках, фонд которых составляет менее 500 тысяч единиц (независимо от площади помещения);

· серверные, принтерные и архивы магнитных носителей площадью менее 24 м 2 .

В иных случаях, помимо АУПС требуются автоматические установки пожаротушения.

Что касается пожарных извещателей, то Приложение «М» того же свода правил СП 5.13130.2009 обязывает к выбору для АУПС в архивах и серверных комнатах — датчиков дыма. Извещатели тепла или пламени могут быть использованы дополнительно по усмотрению, однако все мы понимаем, что они крайне желательны. Кроме того, пункт 13.9 документа предписывает применять аспирационные дымовые извещатели в зависимости от класса чувствительности в соответствии с Таблицей 13.6 свода правил СП 5.13130.2009. Например, для серверных комнат, для которых характерна большая концентрация электронной техники, предписывается установка датчиков повышенной чувствительности класса В или высокой чувствительности класса А (по ГОСТ Р 53325).

Дымовые пожарные извещатели, оборудованные встроенным звуковым оповещателем, применяются для определения места пожара и оповещения о нем в том случае, если в защищаемом помещении предполагается присутствие людей. Примечание к пункту 13.1.12 рекомендует, в частности, их использование в читальных залах библиотек или аналогичных по своим функциям помещениях.

На защищаемых объектах следует проектировать интеллектуальные АУПС, которые предусматривают наличие многоуровневой системы реагирования, основанной на ситуации на объекте.

2. Требования к системам противодымной защиты в архивах и библиотеках

Противодымная защита любых помещений состоит из двух частей — пассивной и активной. К пассивной защите относятся все объемно-планировочные решения здания: дымогазонепроницаемые двери и перегородки, противодымные экраны, незадымляемые переходы и т.д. О них мы поговорим немного позже.

Активная противодымная защита — это в первую очередь вентиляция, которая предусматривается для снижения или предотвращения поражающего действия продуктов горения на находящихся в помещении людей или материальные ценности. Но не только — она может использоваться для защиты от токсичного воздействия на людей огнетушащих веществ при пожаротушении. Поскольку помещения хранилищ информации, как уже было сказано, относятся к 1 группе помещений по опасности развития возгорания и пожарной нагрузке на сгораемые материалы, они должны подключаться к системам дымоудаления с искусственным побуждением.

В частности, пунктом 7.2 свода правил СП 7.13130.2013 устанавливается подключение к системам дымоудаления для следующих помещений:

· с постоянными рабочими местами и без естественного проветривания, предназначенных для хранения или использования горючих веществ и материалов, включая помещения архивохранилищ и публичные залы с присутствием людей и площадью от 50 м 2 включительно;

· находящихся на этажах, сообщающихся с незадымляемыми лестничными клетками.

При проектировании противодымной вентиляции следует рассчитывать расход продуктов горения, ею удаляемых, в зависимости от мощности тепловыделения очага пожара, температуры удаляемых продуктов горения, параметров наружного воздуха, состояния и положения оконных и дверных проемов и прочих параметров (пункт 7.4 свода правил «СП 7.13130.2013).

Методическое пособие МДС 21-1.98 в пункте 2.2 дополнительно сообщает, что в хранилищах архивов, в которых отсутствуют окна, необходимо предусматривать вытяжные каналы. Минимальная площадь сечения такого вытяжного воздуховода составляет не менее 0,2 % от площади помещения. При этом на каждом этаже должен быть предусмотрен клапан с автоприводом, к которому прокладывается вышеупомянутый вытяжной канал. Расстояние от этого клапана и до самой удаленной от него точки помещения не должно превышать 20 метров.

Что касается помещений пожарных отсеков, то согласно пункту 7.2.2 СП 60.13330.2012, каждый из них должен иметь отдельную систему вентиляции. На воздуховодах систем общеобменной вентиляции с нормируемым пределом огнестойкости и выполненных из негорючих материалов (пункты 7.11.4 – 7.11.5) устанавливаются автоматические противопожарные клапаны (пункт 7.11.1), чтобы во время пожара предотвратить задымление помещений. Кроме того, помещения должны оснащаться пультами дистанционного управления для отключения вентиляции при пожаре. Такие пульты должны в обязательном порядке размещаться вне обслуживаемых ими помещений.

3. Противопожарное водоснабжение в архивохранилищах и библиотеках

Согласно пункту 4.1.1 свода правил СП 10.13130.2009 необходимость устройства внутреннего противопожарного водопровода для общественных задний, к которым относятся публичные хранилища информации, определяется в соответствии с таблицей 1, а для складских зданий, включая закрытые архивы — в соответствии с таблицей 2.

При этом пункт Л.21 Приложения «Л» свода правил СП 118.13330.2012 предписывает оборудовать, противопожарное водоснабжение в архивохранилищах (и библиотеках) только при объеме здания от 7500 м 3 включительно. В системе раздельного противопожарного водопровода и в схемах, в которых пожарный водопровод используется для подачи воды на верхние этажи, гидростатический напор на отметке наиболее низко расположенного пожарного крана в режиме пожаротушения не должен превышать 9 атмосфер (пункт 8.26).

Расчет расхода воды и количества струй на внутреннее пожаротушение производится согласно положениям сводов правил СП 30.13330.2016 и СП 10.13130.2009.

Шкафы для пожарных кранов внутреннего противопожарного водопровода должны быть укомплектованы присоединенными к ним стволами и рукавами, пронумерованы и опломбированы. Необходимость перекатки рукавов и периодичность проведения такой перекатки устанавливает завод-изготовитель (например, пункт 9. 4 приказа Минкультуры РФ № 3 от 12 января 2009 года).

Что касается наружного пожарного водопровода, то его проектирование и обустройство осуществляется в соответствии требованиями свода правил СП 8.13130.2009. При этом Примечанием к пункту 4.1 свода правил разрешается не предусматривать наружный пожарный водопровод для зданий категории Ф 5.2 по функциональной пожарной опасности, к которой и относятся архивы, в том случае, если их площадь не превышает 50 м 2 .

4. Требования пожарной безопасности к содержанию эвакуационных путей и выходов: СОУЭ в архивах и хранилищах

Чрезвычайно важными в системе противопожарной защиты хранилищ информации или материальных ценностей также являются система оповещения и управления эвакуацией и состояние эвакуационных путей, поскольку, хотя архивы и являются хранилищами, в них может присутствовать обслуживающий персонал, а в публичных помещениях (например, читальных залах библиотек или смотровых комнатах депозитариев) к тому же может находиться большое количество посетителей.

Например, согласно приказа Министерства культуры РФ от 12 января 2009 года № 3, архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы СОУЭ в соответствии с требованиями свода правил СП 3.13130.2009.

В таблице 2 пункта 7 этого свода правил указано, что, в частности, библиотеки должны быть оснащены различными типами СОУЭ в зависимости от расчетного количества посетителей в закрытых помещениях:

· до 100 человек — 1 тип СОУЭ;

· от 100 до 300 человек — 2 тип СОУЭ;

· от 300 до 1500 человек — 3 тип СОУЭ;

· более 1500 человек — 4 и 5 типы СОУЭ.

Тип СОУЭ для архивов и книгохранилищ регламентируется исходя из категории здания по пожарной и взрывопожарной опасности:

· одноэтажные здания категорий А, Б, В, Г, Д — 1 тип СОУЭ;

· здания от 2 до 6 этажей категорий А, Б — 3 тип СОУЭ;

· здания от 2 до 8 этажей категории В — 2 тип СОУЭ;

· здания от 2 до 10 этажей категорий Г, Д — 2 тип СОУЭ.

При этом в зданиях, в которых установлена СОУЭ 1 типа, разрешается ее совмещение с селекторной связью, а для СОУЭ в зданиях категорий А и Б система должна входить в единый блок с пожарной автоматикой. В зданиях с СОУЭ 3 типа вместе с внутренними пожарными оповещателями должна быть предусмотрена установка наружных оповещателей.

Хранилища информации, в которых нет постоянных рабочих мест или постоянного присутствия людей, расположенные в одноэтажных зданиях и состоящие из одного помещения площадью до 50 м 2 , разрешается не оснащать СОУЭ. Однако в этом случае в инструкции о мерах пожарной безопасности должен быть разработан порядок оповещения людей о пожаре и назначены ответственные за это оповещение лица.

Что касается состояния эвакуационных путей, то оно определяется, в частности, сводом правил СП 1.13130.2009. Так, частью 6.2 устанавливаются требования к эвакуационным путям библиотек. Согласно пункту 6.2.1 каждый этаж здания должен быть оборудован двумя эвакуационными выходами. Наибольшее расстояние от эвакуационного выхода до любой точки читального зала библиотеки или архива определяется по Таблице 12 свода правил (см. ниже).

Класс конструктивной пожарной опасности здания

Требования к помещению архива организации

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии (Правила № 24 от 2 марта 2020 г.).

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (Правила № 24 от 2 марта 2020 г.).

В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты .

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются :

1) Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) Оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) Соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) Создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 — 19 °C, относительная влажность
воздуха – 50 — 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Пожарная безопасность в архивах, основные требования к помещениям и правила хранения документов

Архивы хранят большой объем ценной информации на материале с высоким показателем пожарной нагрузки — бумаге. Эти учреждения подлежат особой охране. Пожарной безопасности архивов уделяется повышенное внимание и разработан специальный комплекс мер предотвращения опасности.

Требования к архивным помещениям

Хранение архивов имеет специфические особенности. Помещения для этих материалов должны быть специально приспособлены. Их соответствие необходимым параметрам проверяют специалисты различных техслужб. Противостояние к возгораниям обеспечивается следующими мерами:

• предельной огнестойкостью строительных конструкций;
• оборудование системами отопления и вентиляции;
• достаточной прочностью входной группы и запорных устройств;
• средствами пожаротушения и охранной сигнализацией;
• установкой герметичных штепсельных розеток.

В архивных помещениях предусматривается запасной выход, от остальных частей здания они отгораживаются противопожарной стеной. Электропроводка всегда скрытая с рубильником вне архивного помещения. Проведение газопровода и водопровода не допускается.

• отделывать стены горючими материалами;
• проводить ремонт без предварительных защитных мероприятий и специального разрешения;
• разжигать огонь или использовать нагревательные приборы;
• хранить легковоспламеняющиеся вещества.

Особые правила

В связи с особой ценностью фондов государственных и муниципальных архивов для них действуют Специальные правила пожарной безопасности. Они предписывают более строгие требования к техническому оснащению архивных сооружений:

• к лестницам и выходам в здании должен обеспечиваться свободный проезд;
• постоянная доступность подземных пожарных гидрантов;
• круглосуточный дежурный пост у систем сигнализации;
• постоянная исправность всех противопожарных средств.

Для деревянных конструкций обязательна пропитка огнезащитным составом с периодическим обновлением. Обработанные части проверяются не менее 2 раз в течение года. Дефекты перегородок различного характера заделываются защищающими от огня составами.

Правила хранения архивных документов

Комплекс мер пожарной безопасности в отношении архивных фондов включает в себя требования:

• их рационального размещения;
• обеспечение оптимального освещения;
• контроль показателей влажности и температуры воздуха в помещении;
• наличие охранной сигнализации.

Размещение стеллажей также подробно регламентировано. Используются металлические конструкции. Временные деревянные приспособления обрабатываются защитными составами. Они не должны касаться отопительных батарей и наружных стен. К стенам с окнами стеллажи размещаются на расстоянии минимум 75 см под прямым углом.

Расстояние до лампочек должно быть не менее 50 см, до пожарных извещателей – 60 см. Промежуток между соседними стеллажами 75 см, проходы среди рядов — 120 см. В помещении с фондами может устанавливаться вспомогательное металлическое оборудование – шкафы или боксы с перегородками.

Архивные работники проходят противопожарный инструктаж. Они должны уметь пользоваться огнетушителем, пожарным краном, понимать значение пожарных знаков, знать, где хранятся средства тушения возгораний.

Системы пожаротушения

Особая важность предотвращения возгораний в архиве связана с хранением бумажных носителей информации. Средства пожаротушения должны быть эффективны, безопасны для фондов, людей, экологии.

Независимо от размера помещения все архивы оснащаются автоматическими конструкциями пожаротушения. Вещество, используемое в них для тушения пламени, должно нейтрально действовать на бумагу и полимерные носители одновременно эффективно тушить огонь на плотных бумажных пачках документов.

В архивах не устанавливаются:

• Водные конструкции, способствующие растворению красок, набуханию бумаги, проникновению разрушительных процессов глубоко внутрь пачек документов.

• Порошковые установки с активными химическими веществами, разрушающими материалы.

• Аэрозольные установки способны спровоцировать дополнительное возгорание.

Оптимальным решением считается газовая установка с азотом, аргоном, углекислым газом. Первые минуты использования не несут вреда человеку, поэтому срабатывают при нахождении в помещении работников. Преимущества газовых систем в компактности, простоте применения, безопасности для окружающей среды, эффективной борьбе с огнем и отсутствии вреда для хранящихся документов.

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в течение 5ти минут
Прием заявок ведется круглосуточно!

Порядок действий сотрудников при возгорании

Работники архивов дважды в год обучаются правильным действиям в экстренных ситуациях. При появлении огня в здании их действия расписаны инструкцией.

Прежде всего нельзя поддаваться панике. При срабатывании извещателей автоматической сигнализации работники последовательно выполняют следующие действия:

• отключают электроснабжение;
• начинают эвакуацию.

Обнаруживший возгорание сотрудник незамедлительно:

• извещает о ситуации пожарную службу;
• до прибытия пожарной команды использует огнетушители и иные имеющиеся средства борьбы с огнем;
• при сильном огне срочно покидает помещение через эвакуационные проходы.

В обязанности руководителя входит:

• организация немедленной эвакуации в соответствии с имеющимся планом;
• обеспечивает беспрепятственный проезд к зданию пожарных расчетов;
• до прибытия пожарных руководит ликвидацией пожара;
• проверяет работу автоматических противопожарных систем;
• организует эвакуацию особо ценных материалов;
• контролирует безопасность работников, участвующих в тушении пожара;
• оказывает содействие руководителю прибывшего на тушение возгорания специализированного подразделения.

Заключение

Комплексные меры позволяют минимизировать риски в обеспечении пожарной безопасности архивов. Но абсолютной панацеи не существует. Поэтому научно – экспериментальные разработки средств борьбы с огнем при пожарах вообще и в архивах в частности необходимы и актуальны.

Вам также может быть интересно:

Курить или не курить — каждый решает сам для себя. Но, как бы не было парадоксально, даже несмотря на то, что курение у нас запрещено во многих общественных местах, на предприятиях и заводах организуются специальные места для курения.

Современные пожарные системы требуют регулярного обслуживания, что снижает вероятность их отказа или поломки оборудования. Но даже самое совершенное оборудование может выйти из строя, в результате чего потребуется ремонт системы пожарной сигнализации

Что нужно знать о огнезащитных клапанах

Мы ответим на любой интересующий Вас вопрос

Новые правила хранения документов с февраля 2020 года

С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).

Чем руководствоваться

Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:

• об организации охраны и пропускного режима;
• об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы об организации охраны и пропускного режима

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Договоры на оказание охранных услуг

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

Схемы дислокации постов охраны

(1) После замены новыми

Карточки, акты учета наличия, движения и состояния оружия, патронов и специальных средств

(1) При условии проведения проверки

Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Планы повышения защищенности критически важных объектов

(1) После замены новыми

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации

(1) После актуализации паспорта безопасности

Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

(1) После замены новыми

Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны

(1) После замены новыми

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

(1) После замены новыми

Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций

Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации

До замены новыми

Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях

До замены новыми

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

(1) После замены новыми

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Книги учета имущества гражданской обороны

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации

Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах

(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

(1) После замены новыми

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

Источник: gk-rosenergo.ru